Digitální nástroje pro zlepšení týmové komunikace a správu úkolů

Ať už jde o zlepšení týmové komunikace, přehlednější a praktičtější organizaci času vašeho i kolegů, brainstorming nebo řízení projektů, vhodných nástrojů je celá řada a velká část z nich podporuje i češtinu. Jsou online a dostupné vždy a všude, jestliže jste připojeni k internetu.

1. Komunikace – Slack, Hangouts, HipChat, Microsoft Teams, …

slack.jpg

Slack. Asi nejznámější program tohoto druhu slouží primárně ke komunikaci a jejímu jednoduchému zpětnému vyhledání. Permanentní chatovací místnosti, posílání dokumentů nebo jiných souborů, vyhledávání specifických konverzací je základem. Slack je dostupný i zdarma, má však určitá omezení, mj. zaznamenává jen 10 000 nejnovějších vyměněných zpráv – starší již nejdou vyhledat. Počet uživatelů v chatovací místnosti omezen není.

Ačkoliv byl Slack zprvu určen pro vnitrofiremní komunikaci, brzy prošel evolucí a v současnosti slouží nejen k jednodušší spolupráci mezi pracovníky z různých společností, ale také pro větší komunity. Do jisté míry tak nahradil dřívější fóra a vyhovuje i některým z těch, kterým příliš nevyhovují sociální sítě.

Aplikace je velmi známá a má slušnou uživatelskou základnu, je proto propojena s mnoha dalšími službami – mimo jiné můžeme uvést Google Drive, Trello, Dropbox, GitHub nebo ZenDesk. Samozřejmě jsou dostupné mobilní aplikace na iOS i Android.

Nejde zdaleka o jedinou aplikaci tohoto druhu. Mezi open source alternativy můžeme zařadit Riot či Mattermost; z projektů konkurenčních firem je populární HipChat, Hangouts Chat od Googlu z minulého roku nebo Microsoft Teams. Stride od Atlassianu by také byla škoda nezmínit.

2. Organizace projektů a úkolů – Asa​na, Trello, Freelo, …
asana_trello.png

Aplikací určených k lepší organizaci úkolů je celá řada. Umožňují přidělovat specifické úkoly konkrétním lidem, určovat deadliny a vpisovat poznámky. Z této kategorie je těžké vybrat jedinou aplikaci, pro ilustraci však uveďme Asanu – jeden z nejintuitivnějších programů svého druhu.

Asana umožňuje si jednoduše vyobrazit vlastní úkoly a do kdy je nutné je splnit; zároveň je zde schránka, která umožňuje krátkou výměnu zpráv a zobrazuje upozornění na změny. Pokročilé možnosti reportingu a správy jednotlivých týmů činí program vhodný i pro firmy střední velikosti, skvělá je flexibilní správa jednotlivých uživatelů. Založení nových projektů a úprava stávajících je jednoduchá.

Přestože ji lze vyzkoušet zdarma, je placená, proto ji doporučujeme až zkušenějšímu uživatelům. Do té doby lze nalézt mnoho dostačujících variant: přes velmi známé Trello až po české Freelo.

Programy pro time management nejsou určeny pouze pro korporace. I nezávislí profesionálové, freelanceři a živnostníci mohou z těchto služeb profitovat, neboť si tak lze přehledně plánovat práci a velmi častou je možnost synchronizace s kalendářem (obvykle kalendář Googlu nebo Outlook).

Téměř všechny programy tohoto druhu mají aplikace na mobil. Mezi další alternativy patří třeba Workzone, Monday, nebo poněkud složitější Scoro.

3. Sdílení dokumentů – Office​ 365, …

I tady vybíráme spíše ilustrační službu, než že bychom určovali jasného vítěze. Word, Excel či Powerpoint totiž zná téměř každý.

Přestože Office 365 patří mezi dražší služby, konkurenci moc nemá – nejen, že je software Microsoftu tak známý, ale také proto, že jej už tak většina firem využívá. Je navíc stále praktický a prostě funguje, firma nyní vylepšuje i možnosti integrace a online schopností. Textový editor, tabulkový nebo prezentační software navíc hned tak z módy nevyjde.

Mezi nejpoužívanější varianty patří obdobný balíček G Suite od Googlu, který se chlubí hlavně skvělou a jednoduchou možností sdílení dokumentů, je navíc v základu zdarma. Užitečný je hlavně pro menší firmy a pro jednotlivce.

Kromě toho je tu řada dalších produktů, obvykle cloudových, určených primárně pro sdílení dokumentů online. Nepostačí-li G Suite, je k dispozici třeba Dropbox nebo AWS od Amazonu.

140975-OSX7O9-940.jpg

4. Video a audio ko​nference, vzdálená plocha – Teamviewer, …

Nejde sice striktně o programy pro spolupráci, nicméně do škatulky je hezky zařadíme. Jedná se o aplikace, které vám umožňují spravovat vzdálenou nebo cizí plochu, případně snadno ukázat třeba kolegovi, jak se pracuje se složitějším programem, tak, že mu promítnete vlastní plochu.

Známý příslušník tohoto typu programů je Teamviewer, známý je také Chrome Remote Desktop (funguje skrze prohlížeč) či Microsoft Remote Desktop.

Co se týče audio a video konferencí, stálicí v této sekci zůstává Skype, dnes vlastněný Microsoftem. Dny jeho největší slávy jsou sice nenávratně pryč, určitou popularitu a relevanci si však udržuje. Mezi další alternativy patří třeba ConnectWise Control, Join.me nebo Zoho Meeting.​