Delegování a kontrola

„Delegování? Komplikovanější jsou latence, chybí průběžná zpětná vazba. Dochází ke zpoždění, vezme to víc času.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů

Delegování je základní manažerskou kompetencí. Dá se říci, že při vedení týmu pracujícího z domova platí „stejně jako normálně, ale důsledněji“. Komunikační odstup způsobuje, že členové týmu raději udělají věci po svém. Nezeptají se, protože nemají zadavatele u vedlejšího pracovního stolu nebo ve vedlejší kanceláři. Je užitečné jim komunikaci usnadnit a zadávat úkoly podrobněji, s více parametry a variantami. („Když narazíš na tohle, řeš to takhle.“) 

„Je důležitý, aby práce byla co nejlíp a nejpřesněji zadaná, může to mít hodně podob, tak je dobrý odkomunikovat styl, aby to vyhovovalo celému konceptu.“ Mirka, grafička

„Deleguji už předpřipravenou věc, snažím se o maximálně podrobné zadání – mělo by být bez chyb.“ Adam, zadavatel ve stavební firmě

Ruku v ruce s delegováním jde přebírání práce – i tady musíme být pečlivější než při klasickém řízení týmu. Smiřte se s tím, že práce nebude vždy úplně podle vašich představ. Připravte se dát zpětnou vazbu a motivovat k úpravě výstupu. Jedná se o přirozenou součást práce na dálku. (Podle výzkumů jsou lidé pracující z domova méně často povyšováni, protože svou práci nedokáží „prodat“ stejně, jako kdyby byli přítomni na pracovišti. Neznamená to však rozhodně, že by byli méně schopní.)

„Když se přijde na to, že je tam chyba, dostanou to předělat.“ Adam, zadavatel ve stavební firmě

TIP: Nechte každého zaměstnanec svou práci při přebírání prezentovat. Oceňte ho a snažte se ho motivovat. 
Kontrola zaměstnanců je kompetencí úzce propojenou s delegováním. Obecně se dá říci, že není dobré kontrolovat, co a kdy člověk pracující z domova dělá. Zaměřit bychom se měli na to, aby zaměstnanec v termínu udělal, co je třeba. Pokud se dokážete s touto filozofií smířit, bude se vám tým na dálku řídit snadněji. 
Pokud potřebujete mít silnou kontrolu nad týmem, zvažte jinou formu vedení. Je pravděpodobné, že vaše pokusy o průběžnou kontrolu zaměstnanců budou demotivovat jak vás, tak celý tým. 

„Není to pro lidi se zvýšenou mírou kontroly nad zaměstnanci.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů 

TIP: Nechte na členech týmu, jakým způsobem zajistí splnění úkolu. Pro spoustu lidí pracujících z domova je tento typ práce motivující kvůli vyšší autonomii – rádi si dělají věci po svém, způsobem, který jim vyhovuje. Někteří lidé pracují rádi v noci, jiní práci přerušují a pracují střídavě. Pokud vaše delegování nebude do způsobu práce zasahovat, nebude-li to nutné, budete mít motivovanější a efektivnější tým. 

„Je to výhodný u lidí, který mají odlišný pracovní rytmus.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů 

„Dělám hlavně v noci, většinou od osmi do tří. Dopoledne od osmi desíti, jak vstanu.“ Honza, archeolog   

„Nemám režim, jako v tolik a tolik začnu. Když mám náladu, tak začnu.“ Richard, IT specialista 

„V první řadě můžu pracovat, kdy chci. Rozvrhnu si, kdy mi to vyhovuje, mám promixovaný časy, kdy pracuju a kdy ne, nikdy jsem v tom neměla systém.“ Vendula, grafička, IT specialistka  

„Pokud jsou děti vzhůru, tak nejsem schopná pracovat – když spí, tak se pracovat dá.“ Ema, administrativní pracovnice

„Důležitý je pro mne mít pořád nepravidelnost, aby se věci nezaběhly.“ Honza, archeolog   

TIP: Strukturujte delegované úkoly tak, aby bylo jasné, jak a kdy se mají splnit. Pokud to dokážete, pravděpodobně se časem dostanete do situace, kdy se tým „zaběhne“ a mnoho rutinních úkolů bude plnit efektivně a ve správných termínech. Tým pracující z domova může být stejně nebo více efektivní jako ten, který pracuje v jedné kanceláři. Záleží na vás, jak efektivně delegujete. 

„90 % jsou to opakující se věci, funguje to samo.“ Ivan, daňový poradce 

TIP: Dělejte si „benchmark“ neboli výčet toho, co a jak dlouho trvá. To vám umožní kontrolovat výsledky práce a náklady, i když nad týmem nemáte přímou kontrolu. Zároveň dosáhnete přiměřeného vytížení všech členů týmu a nebudete mít pocit, že za vaše vynaložené prostředky marní čas. 

„Když jim přeposílám zadání, tak se ptám, kolik času/peněz na to budou potřebovat.“ Adam, zadavatel ve stavební firmě

„Lidi jsou efektivnější, neodsedí si pracovní dobu, pokud jsou poctiví. Systematicky kontroluju počet vykázaných hodin a zvažuju, jestli je to reálný.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů

Tyto aspekty probírejte se členy týmu dopředu, aby znali vaše očekávání. Někdy se vyplatí udělat si i v tomto parametru při delegování rezervu.

„Je dobrý udělat si benchmark – abys měl kontrolu nad tím, kolik práce za jak dlouho se udělá. Někdy si to dohodnu dopředu, i pokud odhad navýší, mám tam rezervu – pak smlouvám.“ Jitka, vedoucí týmu konzultantů 
Zkušenější pracovník z domova ostatně dohodu nad těmito parametry očekává a je na ni připraven. 

„Komunikuju se zadavatelem napřed po mailu, pak telefonem. Dohodneme se na časové dotaci – zadavatel má často dobrý odhad. Pak jim to většinou jenom pošlu.“ Mirka, grafička