Jak postupovat při zavádění práce z domova

Zvolit odpovídající formu práce z domova 

Pod pojem „práce z domova“ lze zařadit různé formy práce na dálku (viz bod: Co lze zařadit pod pojem práce z domova?). Při zavádění práce z domova tedy zaměstnavatel nejprve zvažuje, z jakého důvodu bude práci z domova zavádět, v jaké formě a pro jaké zaměstnance. Příležitostná práce z domova může představovat zaměstnanecký bonus pro široký okruh zaměstnanců, nebo může být zavedena trvale, na základě individuálních žádostí zaměstnanců, kteří jsou ve výkonu práce na pracovišti zaměstnavatele nějakým způsobem omezeni či mají specifické potřeby (např. zaměstnankyně na mateřské dovolené, zaměstnanci se špatným dopravním spojením, zaměstnanci se zdravotními obtížemi apod.). Potřeba zavedení práce z domova může být vyvolána i provozními důvody na straně zaměstnavatele. 

Při posuzování individuálních žádostí zaměstnance o umožnění trvalého výkonu práce z domova je třeba zvážit, zda se práce z domova pro danou pracovní pozici hodí, jakým způsobem bude zaměstnanec práci z domova vykonávat a jak bude probíhat předávání výsledků práce zaměstnavateli. Vzhledem k tomu, že práce na dálku vyžaduje ze strany zaměstnavatele jistou míru důvěry k zaměstnanci, bude zaměstnavatel pravděpodobně posuzovat zavedení práce z domova i ve vztahu k osobním charakteristikám zaměstnance (spolehlivost, loajalita apod.). 

V případě zavádění zaměstnaneckého benefitu ve formě home office je z důvodu zachování rovnosti zacházení potřeba nejprve vymezit, jaké skupině zaměstnanců a případně za jakých podmínek bude home office poskytován. Nelze tedy zavést home office pouze ve prospěch vybraných jedinců, kteří vykonávají srovnatelnou práci s ostatními a není u nich dána ani žádná zvláštní okolnost odůvodňující poskytování tohoto bonusu oproti jiným zaměstnancům (např. velká vzdálenost z místa bydliště, špatná dopravní dostupnost apod.). Na druhou stranu nelze čerpání tohoto zaměstnaneckého bonusu po zaměstnanci žádným způsobem vynucovat.

Upravit ve smlouvě či interním předpisu 

Poté, co došlo k volbě konkrétní formy práce z domova, je třeba přistoupit k odpovídající úpravě smluvních vztahů. (Viz bod: Jak upravit práci z domova ve smlouvě?)  

V případě domáckého zaměstnance dochází k vymezení vzájemných práv a povinností ve smlouvě (pracovní smlouva, DPP, DPČ či jiná dohoda mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem), ve které je třeba upravit: 
–    místo výkonu práce a pravidelné pracoviště zaměstnance;
–    otázku, zda si zaměstnanec bude sám rozvrhovat pracovní dobu, a bude se tak na něj vztahovat specifická úprava § 317 ZP (viz bod: Jak upravuje práci z domova zákoník práce? ), nebo půjde o jinou formu práce na dálku (viz bod: Co lze podřadit pod pojem práce z domova ?); 
–    postupy pro výkon sjednané práce z domova (normy, způsob předávání práce apod.);
–    závazek zaměstnance čerpat bezpečnostní přestávky, nepřesahovat max. povolený rozsah pracovní doby a dodržovat nepřetržitý odpočinek mezi směnami;
–    určení, zda zaměstnanec bude vykonávat noční práce a práce o víkendech, případně v jakém rozsahu;
–    rozvrh směn domáckého zaměstnance pro účely poskytování náhrady mzdy při pracovní neschopnosti nebo karanténě;
–    závazek zaměstnance vést záznamy o pracovní době (evidence pracovní doby) a předkládat je zaměstnavateli k autorizaci;
–    souhlas zaměstnance se vstupem zaměstnavatele do obydlí zaměstnance za účelem prohlídky a kontroly domácího pracoviště k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP);
–    závazek zaměstnance dodržovat základní povinnosti určené zaměstnavatelem k zajištění BOZP; 
–    potvrzení zaměstnance o tom, že byl zaměstnavatelem proškolen v oblasti BOZP a požární ochrany (PO);
–    dohodu o úhradě nákladů;
–    závazek zaměstnance dodržovat zaměstnavatelem stanovené postupy při zpracovávání a shromažďování dat a jejich zabezpečení.

V případě zaměstnaneckého benefitu home office, který bude oprávněno čerpat více zaměstnanců, je vhodné upravit podmínky výkonu práce z domova ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. Vnitřní předpis by měl určit alespoň:
–    podmínky, za kterých může být home office čerpán; 
–    povinnosti zaměstnanců dodržovat pracovní dobu určenou zaměstnavatelem a čerpat bezpečnostní přestávky;
–    postupy pro výkon práce z domova a předávání výsledků práce včetně povinnosti zaměstnance být v pracovní době k zastižení;
–    pokyny zaměstnavatele k zajištění BOZP na domácím pracovišti;
–    závazek zaměstnanců dodržovat základní povinnosti určené zaměstnavatelem k zajištění BOZP;
–    závazek zaměstnanců dodržovat stanovené postupy k zabezpečení dat zaměstnavatele.

Zabezpečit výkon práce z domova

Souhlasí-li zaměstnavatel s tím, aby zaměstnanec vykonával práci z domova, je zaměstnavatel povinen takovýto výkon práce zaměstnanci umožnit, tzn. vytvořit podmínky k tomu, aby zaměstnanec mohl práci na dálku fakticky vykonávat. Náklady s tím spojené nese zaměstnavatel. (Viz bod: S jakými náklady musí zaměstnavatel při práci z domova počítat?)  Pro tento účel zaměstnavatel určí postupy pro výkon práce na dálku, tj. např. že zaměstnanec bude pracovat on-line, případně jakým způsobem a v jakých termínech bude výsledky své činnosti zaměstnavateli odevzdávat. Zaměstnavatel dále zaměstnanci zajistí odpovídající pracovní pomůcky, přístroje, nástroje a jiné vybavení nutné pro výkon práce, přičemž nese odpovědnost za to, že toto vybavení je bez závad. 

Zaměstnavatel je povinen ve vztahu k zaměstnanci pracujícímu z domova plnit veškeré povinnosti určené právními předpisy k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. (Viz bod: Jak zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci?)   Za účelem splnění těchto povinností zaměstnavatel:
–    provádí analýzu rizik na domácím pracovišti;
–    určuje postupy pro bezpečný výkon práce na domácím pracovišti;
–    informuje srozumitelně zaměstnance o rizicích a opatřeních k jejich eliminaci;
–    zajišťuje školení v otázkách BOZP a PO;
–    zajišťuje pravidelné pracovnělékařské prohlídky;
–    soustavně kontroluje dodržování povinností zaměstnanců v oblasti BOZP. 

Zaměstnavatel nese odpovědnost za bezpečnost dat a citlivých údajů, se kterými zaměstnanec pracuje mimo pracoviště zaměstnavatele. K ochraně dat a citlivých údajů určuje zaměstnavatel postupy dodržované při zpracování a shromažďování dat a kontroluje jejich dodržování ze strany zaměstnanců. (Viz bod: Jak ochránit citlivá data a údaje?) 

TIP: Před zavedením práce z domova zvažte veškeré okolnosti, které tento krok přinese, a pokuste se podrobně vymezit podmínky pro výkonu práce z domova tak, aby práce na dálku vyhovovala nejen zaměstnanci, ale i vám.