Od roku 2026 čeká zaměstnavatele zásadní změna v oblasti hlášení údajů o zaměstnancích. Ministerstvo práce a sociálních věcí zavádí systém Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ), který má zjednodušit administrativu a nahradit až pětadvacet různých formulářů, jež zaměstnavatelé dosud museli zasílat jednotlivým institucím. Nový systém má odstranit dlouhodobě kritizovanou duplicitní agendu a zrychlit tok informací mezi firmami a státní správou.
Účinnost zákona o JMHZ je stanovena na 1. ledna 2026, přičemž první nové povinnosti začnou platit od 1. dubna téhož roku. Od tohoto data bude zaměstnavatel povinen zasílat elektronicky jediné hlášení, které v sobě sjednotí dosavadní výkazy pro Českou správu sociálního zabezpečení, úřady práce, Ministerstvo financí, Finanční správu či Český statistický úřad. JMHZ nahradí například výkaz o výši měsíčního pojistného, evidenční list důchodového pojištění, hlášení o dlouhodobých pracovních neschopnostech, výkazy ISPV nebo podklady o zaměstnávání osob se zdravotním postižením. Povinnost hlásit údaje zdravotním pojišťovnám však zůstane zachována, protože tyto instituce se do systému zatím nezapojí.
Cíl: méně byrokracie, více efektivity
Nové evidence a povinnosti pro zaměstnavatele
Nové hlášení bude mít jednotnou strukturu a bude se skládat ze tří částí. První část bude obsahovat základní identifikační údaje o zaměstnavateli a souhrnné finanční informace. Druhá se zaměří na odvody na sociální pojištění. Třetí, individualizovaná část, bude obsahovat podrobné údaje o každém zaměstnanci – od data nástupu a ukončení pracovního poměru až po informace o pracovní neschopnosti či rodičovské dovolené. Hlášení se bude odesílat elektronicky vždy do 20. dne následujícího měsíce prostřednictvím systému Ministerstva práce a sociálních věcí, které bude správcem dat. Zpracování, kontrolu a uložení hlášení zajistí Česká správa sociálního zabezpečení.
Součástí nového systému bude i zřízení jednotné evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců. Do evidence zaměstnavatelů se musí každý zaměstnavatel přihlásit nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance, a to včetně uvedení údajů o mzdové účtárně. Evidence zaměstnanců bude spuštěna 1. července 2026 a přihlášení pracovníka do systému bude nutné provést ještě před jeho nástupem do práce, nejdříve však osm dní předem. Cílem tohoto opatření je zamezit nelegálnímu zaměstnávání a zajistit aktuální přehled o všech pracovních poměrech. V případě, že zaměstnanec nakonec do práce nenastoupí, nebo dojde ke změně evidovaných údajů, musí zaměstnavatel tuto skutečnost nahlásit do osmi dnů. Stejná lhůta platí i pro odhlášení zaměstnance po skončení pracovního vztahu.
Zákon zavádí také sankční režim. Nepřihlášení zaměstnavatele či zaměstnance do evidence může být pokutováno až do výše 100 000 korun. Opožděné podání nebo nepodání jednotného měsíčního hlášení může přinést pokutu až 5 000 korun za každého dotčeného zaměstnance. Správní řízení v těchto případech povede příslušná územní správa sociálního zabezpečení, která může sankci uložit i bez formálního zahájení řízení, pokud dojde k nápravě porušení.
Přechodné období: pokračuje i dotazníkové šetření Úřadu práce ČR
Ještě před plným spuštěním jednotného měsíčního hlášení bude Úřad práce ČR ve spolupráci s Ministerstvem práce a sociálních věcí pokračovat ve sběru dat prostřednictvím pravidelného dotazníkového šetření o situaci na trhu práce. Tento nástroj, který je technicky realizován prostřednictvím projektu DigiKvalifikace, zůstane v letošním roce beze změn a poslouží k doplnění údajů, jež stát zatím nemůže z JMHZ získávat. Od roku 2026 bude velká část těchto informací dostupná automaticky právě díky jednotnému měsíčnímu hlášení, což umožní dotazník výrazně zjednodušit a zaměřit se více na kvalitativní aspekty zaměstnanosti. Výsledky posledního šetření za rok 2024 jsou veřejně dostupné na data.mpsv.cz.
Cíl: méně byrokracie, více efektivity
Zavedení jednotného hlášení představuje pro české zaměstnavatele jeden z největších kroků v digitalizaci veřejné správy posledních let. Přinese zjednodušení, odstranění duplicit a vyšší právní jistotu jak pro zaměstnavatele, tak pro stát. Úřady získají v reálném čase přístup k přesným údajům o zaměstnancích, jejich mzdách i pracovních poměrech, což má mimo jiné umožnit například předvyplněné daňové přiznání Finanční správou nebo rychlejší posuzování žádostí o dávky. Ačkoli se jedná o významnou administrativní úlevu, přechod na nový systém bude vyžadovat pečlivou přípravu. Zaměstnavatelé by se měli včas seznámit s novými požadavky a přizpůsobit své mzdové a personální systémy tak, aby byli schopni poskytovat údaje v přesné podobě a ve stanovených lhůtách. Odměnou za tento přechod by však měl být moderní, jednotný a efektivní systém, který výrazně zjednoduší povinnou komunikaci se státními institucemi a usnadní každodenní administrativu v oblasti zaměstnávání.
